Written by: Mikkel Lund
1/10/2012 4:42 AM 

Tak, Thierry Breton. Du har startet diskussionen, der skulle være taget for lang tid siden.

For os hos Exformatics er Thierry Bretons bandlysning af interne e-mails i Atos en gave. Endelig tager en anerkendt leder kritisk stilling til verdens mest udbredte it-værktøj: e-mails. Indbakken er proppet til bristepunktet, og unødvendig tid bruges på at læse e-mails, der enten er unødvendige eller mangelfulde. Ned til 15 % af indbakken var kritisk information, rapporterer Thierry Breton fra interne undersøgelser. Derfor var der kun én løsning for it-virksomheden, der spreder sig over 40 lande: bandlys interne e-mails. Brug i stedet telefonen, instant messaging eller andre sociale medier.

For Exformatics er det vand på vores mølle. Vi snakker ofte højt om at bekrige e-mails og i stedet flytte kommunikationen ind i vores system. Vi gjorde det faktisk helt tilbage i begyndelsen af 2011. Men Thierrys udmelding skubbede endeligt gang i vores eksperiment. Det er på tide, at Exformatics tager walk the talk til sig og tager egen medicin. Vi sprang ud i det og bandlyste pr. 1. januar interne e-mails.

Ja ja, tænker man, når man hører Thierry. Nemme floskler at vifte med. Thierry selv har en sekretær. Prøv du lige at holde mit skib flydende uden e-mails. Reaktionen mod bandlysning af interne e-mails river op i folk.

Folk er afhængige af deres e-mails (og dopamin-skuddet i hjernen, som en frisk e-mail medfører) på samme facon, som folk er nikotin-afhængige. Kombinationen af de nyeste smartphones’ stigende brugervenlighed og generelle sexethed betyder, at vi er mere end villige til bogstaveligt talt at gå i seng og stå op med vores e-mails. Så nu er vi helt hooked. Hvis dit hus brænder, hvad tror du selv, du instinktivt griber efter?

Inde hos os hører du af og til folk bande og svovle over e-mailforbuddet. Det er ingen overraskelse. Det er en kold tyrker. Indtil videre har vi ikke haft noget skrigeri, og jeg tror heller ikke, vi får det. Vi er allerede godt begravet i kommentar-felterne og aktivitetsstrømmene i vores ESDH-system, så nogen af os mærker faktisk ikke overgangen på en ubehagelig facon. For andre er det mere irriterende. Vi prøver at støtte hinanden og hjælpe hinanden til at se fremad.

Autoritær intervention er den vigtigste råvare, når anti-e-mail-kagen skal bages. Tilsæt en konstruktiv narrativ, som deles af de fleste (og vigtigste) i huset. Læg det på en bund af en informationskampagne. Og så det hemmelige krydderi: godt med humor. Uden humor er der ingen smag. Humor fungerer også en dåseåbner til at håndtere modstanden, der uundgåeligt opstår, når ledelsen vil diktere en politik på et område, som for den enkelte medarbejder er en personlig frihed. Følelserne kan nemt gå højt. Og der skal trædes varsomt og med respekt.

Indbakken er vores egen. For nogle medarbejdere er der kun en e-mailadresse i deres liv. Det er en blanding af vennernes youtube-links, sportsklubben, familie-invitationer, generelle informationer om nyt i virksomheden, kritiske statusopdateringer fra eksterne samarbejdspartnere og så en lind strøm af de famøse CC-mails, hvor dine kollegaer helgarderer sig mod misforståelser ved at CC’ alle i afdelingen. Men ofte er de bjørnetjenester.

Men hvad er problemet præcist? Bare fordi vi har mange e-mails i vores indbakke, så kan vi stadig godt være effektive. Og hvis den virker, hvorfor så fikse den? Touché.

Det er et relevant og kritisk spørgsmål at stille. E-mails bliver bebrejdet mangt og meget.  De er gammeldags. De er besværlige at organisere. Der sendes for mange unødvendige e-mails. E-mails er en tidsrøver. Gamle mennesker returnerer din mails med korrektur, hvis du har for travlt, når du mailer. Den moderne anvendelse af e-mails er ude af proportioner med dens tiltænkte funktionalitet.

Nogle af dem er jeg enige i, og nogle af dem er komplet irrelevante. De dårligste argumenter søger at hænge e-mails ud som en umoderne ting, der er blevet vendt ryggen af de unge. Og hvis de unge ikke vil have den, så vil du heller ikke. De stærkeste argumenter forholder sig til mennesket, dets gøremål og de konstante skift i kontekst, som moderne mennesker begår sig i.

Hos Exformatics bliver vores krigsstrategi mod e-mail lagt ud fra følgende antagelser.

• E-mails er et super værktøj, fordi det er ubestridt den mest simple og ukomplicerede metode til at kommunikere.
• E-mails dækker behov op til kortvarige samtaler mellem små grupper af geografisk spredte mennesker.
• E-mails er et upassende kommunikationsværktøj til at varetage struktureret, kontekstfølsomt eller dokument-/filorienteret arbejde.

I og med e-mail kan forstås som små, løse, enkelte breve, så er de optimale til at udveksle på tværs af fysiske og organisationelle grænser. Men hvis man har behov for at kommunikere fremskridt omkring arbejde, der hviler på en struktur, lige meget hvor uformel den så end er, så kan e-mails trumfes med bedre alternativer. E-mails har et modtagerfelt og brødtekst (plus lidt mere). Der er ingen metadatafelter, der kan fortælle om arbejdet, som du ønsker at inddrage modtageren i. Det er afsenderen forpligtet til at manuelt angive for hver gang. I hvert fald hvis målet er en succesfuld videnoverførsel – og ikke en ”bare giv mig et eller andet”-mail. Men hvem gider at opridse status for projektet, hver gang man mailer de kollegaer, du skal have hjælp fra?

Og her er vi ved sagens kerne: Arbejdet i alle organisationer har næsten altid nogle præmisser, en struktur og overordnet status. I hvert fald åben eller lukket, aktuel eller uaktuel. Mails er altid allerede fanget i et givent tidsbillede af det pågældende arbejdes status eller struktur. Men som arbejdet skrider frem, er det problematisk for modtageren at regne ud, hvorvidt en e-mail er aktuel. Og hvordan man skal agere på baggrund af den.

En mail kan ikke opdatere sig selv. Hvis tingene ændrer sig, så er nogen nødt til at opdatere de uindviede andre.  Og det forsøger vi så. Men vi anstreger os sjældent. Det er sådan den famøse overflod af CC-e-mails opstår. Det største problem med overfloden af e-mails er kvaliteten af indholdet. Vi tager ikke tiden, der er nødvendig til at skrive ordentlige mails.

Og vi overbruger e-mails. Vi tænker ikke over alvorligt om der er andre, mere hensigtsmæssige måder at organisere samarbejdet på. Hvis man kun har en hammer, så ligner alverdens problemer et søm. Med andre ord er det vores manglende omtanke, der er skyld i e-mailpesten.

Vi er nødt til at finde en smartere måde. Vi er nødt til at samle vores arbejde et centralt sted, hvor vi alle bidrager med at skubbe centrale dokumenter, filer eller beskrivelser fremad. Et sted hvor status-angivelsen altid er den gældende indtil nogen ændrer den, så alle kan se det. Et sted hvor vi logger ind og aktiv trækker information og viden ud. Frem for at skubbe indhold til hinanden uden at vide hvorvidt det er relevant.

Hvis du spørger os hos Exformatics, så vil vi sige, man skal finde et ESDH-system. Som kan spille sammen med ens e-mail klient.

I vores øjne er kravene til et velfungerende ESDH-system, at det nemt og effektivt opfanger eksterne e-mails og propper dem i en mere eller mindre veldefineret kontekst (en sag), hvorfra medarbejderne arbejder effektivt med centrale, versionsstyrede dokumenter. De mange e-mails, man sendte frem og tilbage før, med ”jeg har nu tilføjet dette afsnit til dette dokument” kan nu indsættes som kommentarer på en sag – med kommentarer til kommentarer. Så samtalen kan flyde på sagen. Det betyder, at Exformatics har en formel til at finde rigtige balance mellem et arkiveringssystem og et samarbejdssystem.

I forlængelse af Thierry Bretons kald til kamp mod e-mails er vores svar altså ikke at bare følge trenden. I stedet skal vi tage vores eget arbejde mere alvorligt. Og finde ud af en langtidsholdbar og fremtidssikret måde at lave vores arbejde på. E-mails i sig selv er ikke problemet. Men det er vores hellere-en-e-mail-for-meget-end-ingen-tilgang. Don’t work harder, work smarter.

Trackback Print

Tags: e-mail

Categories:

Location: Blogs Mikkels blog

Your name:
Your email:
	(Optional) Email used only to show Gravatar.
Your website:
Title:
Comment:
Add Comment   Cancel