Exformatics
Følg os på:      

#Noemail – tag kontrol over indbakken

Danske Exformatics vil gøre det af med tidspilde og løsrevne informationer i interne e-mails. Som et forsøg er send-knappen forbudt område i januar. Exformatics videregiver her lidt om baggrunden og de foreløbige erfaringer.



Exformatics, en dansk leverandør af digitale samarbejdsværktøjer, e-mail- og dokumenthåndtering, har udskiftet de traditionelle nytårsforsætter med et mere håndgribeligt ét af slagsen. Exformatics vil komme den uendelige og løsvrevne mailstrøm af mere eller mindre ligegyldige beskeder til livs.
Det omsiggribende projekt løber hele januar og evalueres herefter. Ganske simpelt går det ud på, at interne e-mails er bandlyst. Den eller de, der holder helt rent bur efter årets første 31 dage kan fejre februar med en præmie.

Baggrunden for forsøget er både interne og eksterne faktorer. 11. november 2011 (jep, 11.11.11.) erklærede nogle amerikanere for e-mailfri dag. I nogenlunde samme ombæring meldte Thierry Breton fra franske Atos ud, at han havde lukket for e-mails – og i øvrigt agtede, at resten af de mange tusinde Atos-medarbejdere skulle være ’e-mailhygiejniske’ inden 2014.

Ret længe før dette udspillede sig i internationale medier, var e-mailen som kommunikationsform og middel til at dele og lagre viden allerede i sigtekornet hos os. Det sidste – altså det med at lade kolleger få gavn af din (og din e-mail-buddys) viden nu som senere – er en væsentlig del af problematikken med den for store rolle, e-mails har i organisationer i dag. 

Selvom løsninger til e-mailhåndtering fungerer fint – også hos os selv – så er det mængden af information i ligegyldige alle-mails, løsrevne e-mails, uoverskueligheden i de alenlange cc-mails og selve antallet af e-mails, der er et problem. At e-mails er en bidragende faktor til information overload og ifølge ekspert endda også medvirkende til stress – det skrev Politiken allerede i 2001, så er 2012 på ingen måde for tidligt at tage hånd om problemet.

Et andet problem opstår, når informationerne er så løsvrevne, som de er i e-mails. Data har det nu en gang bedst dér, hvor de kommer hele organisationen til gode: I et fælles system, hvor informationerne bruges, fremsøges og genbruges og dermed genbruger den enorme mængde viden, organisationer opsparer. Det sparer tid og effektiviserer forretningsgangene til gavn for både medarbejderen og bundlinjen.

Hvad er afløseren til interne e-mails?

Afløseren hedder aktivitetsstrøm (fra engelsk, activity stream). Det er beskeder, der i form minder om statusopdateringer fra fx Facebook eller LinkedIN. Aktivitetsstrømmene adskiller sig dog ved at de er skrevet i den rette kontekst – altså fra en given aktivitet, sag eller projekt – og kan genfindes og dermed genbruges af andre.
 
E-mails er til sammenligning løst flakkende stykker information, som lever for sig selv i indbakker, der er utilgængelige for andre end brugeren. 

Og tal fra 2010 fra det amerikanske analyseinstitut Harris viser, at e-mail har udviklet sig til den helt store tidsrøver i mange virksomheder. Det anslås at ledere i dag bruger mellem 5 og 20 timer om ugen på at læse og skrive e-mails. Den typiske firmabruger modtager 200 e-mails om dagen, viser en opgørelse, og 18 procent af dette er spam.

Med aktivitetsstrømme, i kombination med fx dokumenthåndtering og e-mailhåndtering, er erfaringsudveksling og den øvrige kommunikation, der følger med en given aktivitet eller et projekt, gemt for eftertiden, så kommende kolleger (eller afløsere) kan finde al den viden og genbruge den – når de ønsker at finde og genbruge den – ikke når Outlook igen-igen popper op med en mail (eller 10).

Vil du vide mere om resultatet af e-mailfri måned? Klik her for at læse mere.

Vi kommer også gerne og fortæller om vores erfaringer og viser, hvordan vi løser udfordringen med e-mails med vores samarbejdsværktøj. Klik her for at kontakte os.

Vil du vide mere?

Se her, hvad der er sagt og skrevet i medierne om #noemail-initiativet.

Interne e-mails forbudt
Alt om Data, 30. april 2012 

Virksomheder dropper mail
Newspaq og Avisen.dk, 11. april 2012

Dansk it-firma: Her er fordelene ved at skrotte e-mail
Computerworld, 10. april 2012

Her er fordelene ved at skrotte e-mailen
EPN, 10. april 2012

It-virksomhed: Derfor skrotter vi e-mailen
CRN, 10. april 2012

It-virksomhed: Derfor skrotter vi e-mailen
PCWorld Business Center, 10. april 2012 

Fingrene væk fra send-knappen
Version2, 5. marts 2012

Dansk it-firma: Befriende med e-mailfri januar
Version2, 7. februar 2012

Microsoft: Derfor vil e-mail ikke dø
ComON, 27. januar 2012

E-mailforbud
DR TV Avisen, 18. januar 2012

E-mailforbud
24syv EftermiddagRadio 24syv, 16. januar 2012

Kold tyrker: Dansk softwarefirma dropper interne e-mails
Version2, 16. januar 2012

Dansk firma belønner ansatte for at droppe e-mails
ComON, 16. januar 2012


Aktivitetsstrømme for bedre samarbejde

Vil du blive bedre til at udnytte mulighederne for at booste samarbejdet og øge videndelingen, så se mere i vores brochure om aktivitetsstrømme. 

Aktivititetsstrømmen hjælper i dag Exformatics-kunder til at bringe den ofte uoverskuelige mængde af interne e-mails ned til et minimum og bringer videndelingen ind i ECM-systemet - i rette kontekst. 

Hent vores brochure ved at klikke på forsiden herunder.

Se mere om aktivitetsstrømme i Exformatics ECM