Exformatics
Følg os på:      


LØSRIV JER FRA DE MANGE EMAILS OG OPLEV STØRRE VIDENSDELING OG TIDSBESPARELSER



Vi har selv testet det i vores No email projekt, og det virker.

I 2012 gik vi all in og droppede alle interne emails i hele januar måned. Formålet var at komme den uendelige og løsrevne mailstrøm med mere eller mindre ligegyldige beskeder til livs. Det var derfor bandlyst at sende interne e-mails de første 31 dage af 2012.


Baggrund for No Email projektet

Baggrunden for projektet var både interne og eksterne faktorer. 11. november 2011 (jep, 11.11.11.) erklærede nogle amerikanere for den første emailfri dag. Exformatics har dog længe før dette haft e-mailen som kommunikationsform i sigtekornet.

At lade kolleger få gavn af din viden, nu som senere, er en væsentlig del af problematikken med emails for store rolle i organisationer. 

Det er mængden af information i: ligegyldige alle-mails, løsrevne emails, uoverskueligheden i de lange cc-mails og selve antallet af emails, der er et problem.

Allerede tilbage i 2001 blev det i Politiken dokumenteret, at emails er en bidragende faktor til information overload, som medvirker til stress.  

Et andet problem opstår, når informationerne er så løsrevne, som de er i emails. Data har det nu en gang bedst der, hvor de kommer hele organisationen til gode; i et fælles system. På denne måde kan den enorme mængde viden, organisationer opsparer, fremsøges og genbruges. Det sparer tid og effektiviserer forretningsgangene til gavn for både medarbejderen og bundlinjen.


Hvad er afløseren til interne emails?

Afløseren hedder aktivitetsstrøm. Det er beskeder, der i form minder om statusopdateringer fra fx Facebook eller LinkedIN. Aktivitetsstrømmene adskiller sig dog ved, at de er skrevet i den rette kontekst, altså fra en given: aktivitet, sag eller projekt.

Emails er til sammenligning løst flakkende stykker information, som lever for sig selv i indbakker, der er utilgængelige for andre end brugeren. 

Med aktivitetsstrømme, i kombination med fx dokumenthåndtering og emailhåndtering, er erfaringsudveksling og den øvrige kommunikation, der følger med en given aktivitet eller et projekt, gemt for eftertiden. Dette betyder, at kommende kolleger eller afløsere kan finde al viden og genbruge den.


Hvad opnåede vi ved projektet?

Exformatics opnåede med projekt No Email mere end en halvering af det samlede antal sendte emails. Samtidig blev flere informationer gemt i virksomhedens eget intranet, til gavn for hele organisationen. 


Figuren ovenfor illustrer, faldet af emails og stigningen af beskeder i intranetsystemet, der gik fra at være 2.196 beskeder på aktiviteter og projekter i november 2011 til 3.647 i januar 2012.

Til sammenligning gik Exformatics fra i alt 4.668 sendte emails i november 2011 fordelt på 19 fastansatte (245 i gennemsnit per person) til 2.170 (114 i gennemsnit) i januar 2012.

Alene for adm. direktør Morten Marquard betød den emailfri måned et fald fra 1.010 sendte emails i november 2011 til 332 sendte emails i januar 2012.

Tidsmæssigt estimeres forbruget på emails at være faldet fra ca. to timer til ca. 45 minutter per ansatte per dag.

Vil du vide mere om resultatet af emailfri måned? Så klik her for at læse mere.

Vi kommer også gerne og fortæller om vores erfaringer og viser, hvordan vi løser udfordringen med emails med vores samarbejdsværktøj. Klik her for at kontakte os.


Vil du vide mere?

Se her, hvad der er sagt og skrevet i medierne om #noemail-initiativet.

Interne e-mails forbudt
Alt om Data, 30. april 2012 

Virksomheder dropper mail
Newspaq og Avisen.dk, 11. april 2012

Dansk it-firma: Her er fordelene ved at skrotte e-mail
Computerworld, 10. april 2012

Her er fordelene ved at skrotte e-mailen
EPN, 10. april 2012

It-virksomhed: Derfor skrotter vi e-mailen
CRN, 10. april 2012

It-virksomhed: Derfor skrotter vi e-mailen
PCWorld Business Center, 10. april 2012 

Fingrene væk fra send-knappen
Version2, 5. marts 2012

Dansk it-firma: Befriende med e-mailfri januar
Version2, 7. februar 2012

Microsoft: Derfor vil e-mail ikke dø
ComON, 27. januar 2012

E-mailforbud
DR TV Avisen, 18. januar 2012

E-mailforbud
24syv EftermiddagRadio 24syv, 16. januar 2012

Kold tyrker: Dansk softwarefirma dropper interne e-mails
Version2, 16. januar 2012

Dansk firma belønner ansatte for at droppe e-mails
ComON, 16. januar 2012